المفتاح السحري للإنجاز في إدارة المشروعات

إدارة الوقت هي البوابة الرئيسية للإنجاز؛ ومهما كانت عندك من مهارات إدارية فإنها لن تكون مفيدة لك ما لم تكن مديرا لوقتك بفعالية.

هل تعطي مشروعك الذي تديره الوقت الكافي؟

ليس المقصود كم تقضي من الوقت في مكان العمل، وإنما هل تقضيه كله للعمل؟ أم تشغلك صوارف الإنترنت ومضيعي الوقت من كثيري الكلام؟

لابد أن يكون الوقت المقدر للمشروع كافياً لتقوم بالمهام الرئيسية لإدارته بنجاح.

لنجاحك في إدارة مشروعك التجاري لابد أن تعطي الوقت الكافي للمهام الرئيسية التالية:

وقت للتخطيط: التخطيط للمشروع ككل، بتحديد الأهداف المطلوب تحقيقها خلال السنة؛ ولابد من مراجعة هذه الأهداف بشكل شهري كحد أدنى، لتبقى الصورة الكلية المنشودة من المشروع حاضرة في ذهنك.

وقت للمتابعة: لا توجد إدارة تنفيذية بدون متابعة مهما كنت ” استراتيجياً”، ومهما كان عندك من مساعدين؛ ولا يتحقق إنجاز بدون متابعة.

لابد من وقت لتنظيم جدول أعمال الأسبوع: بمراجعة المهام التي لم تنجز وترتيب الأعمال المطلوبة خلال الأسبوع.

الاجتماعات: وسيلة فعالة للمتابعات والإنجاز. احرص على انتظامهما وكذلك احرص على إدارتها بفعالية حتى لا تكون محرقة للأوقات. جداول متابعة الإنجاز: مهم جداَ إعطاؤها الوقت والاطلاع عليها بانتظام، ومتابعة التقدم فيها.

مراسلات الإيميلات أو الواتس: لابد من مرور يومي على المراسلات، وكن سريعاً في الرد عليها؛ سواء أكان يحتاج إلى رد وقرار سريع في نفس اليوم، أو حتى يحتاج إلى دراسة وتأمل؛ فلا تتركه معلقاً.

وقت للميدان: العملاء والموردين والسوق لابد من أن تكون على اطلاع مستمر واحتكاك بوضع السوق والمنافسين في نشاطك، ولا يكفي أن تكون منخرطا في عملك معزولا عما حولك. لا أتوقع أن المدير التنفيذي للمشروع يمكن أن ينجح إذا كان لا يتعامل إلا مع موظفيه ولا يسمع إلا منهم فقط.

التواصل مع العملاء والموردين يبين لك تماما مدى رضاهم عن خدماتكم، والاحتياجات المتجددة لديهم، وما المطلوب منكم لتطوير عملكم بشكل مستمر. لا بد من إعطاء وقت لفهم تفصيلات العمل وفنياته؛ وكلما تمكنت منها أكثر كلما ساعدك ذلك على اتخاذ قرارات أكثر خبرة ونضجاً

وقت للتسويق: ثمرة أي مشروع تجاري بزيادة إيراداته، ومدير المشروع عنده من الخبرة والعلاقات ما يجب أن يساهم في ذلك بشكل فعال؛ خاصة مع كبار العملاء أو العقود المميزة. ولابد من وقت كافي من المدير لتطوير المنتجات وتفعيل التسويق ومتابعة المبيعات. فإذن.. هناك حد أدنى من الوقت الذي يحتاجه أي مشروع تجاري لتنجح في إدارته؛ ولا أتوقع أنه يمكن أن يوجد ” سوبر مدير” يدير عدد من المشروعات في وقت واحد.

تمنياتنا للجميع بالتوفيق.

بقلم المستشار المالي محمد باوزير

هل أصلح للتجارة؟

التجارة نوعان:

نوع يعتبر تجارة بدون إدارة: مثل صفقات آنية فيها بيع وشراء، أو قرار استثماري متعلق بفرصة ما.

وهذا النوع من التجارة يصلح له أكثر من يتصف بما يلي بشكل أوضح:

1. مغامر: يغتنم الفرص. بل بعضهم عنده قدرات أعلى فيقدر على ” خلق” الفرص. وهذه تحتاج لشخصية مغامرة لا تمانع من تحمل بعض المخاطر، لأنها تؤمن بوجود فرص مخفية خلف هذه المخاطر.

2. مفاوض: ذو قدرة على الإقناع، ويملك لساناً ” معسولاً”.

3. العلاقات: فالتاجر شخص اجتماعي يكسب الأصدقاء والمعارف، ويبني العلاقات؛ لأن العلاقات هي جسر للفرص والمستثمرين والموردين والعملاء.

4. المرونة: التاجر يهمه في الأخير المكسب والخسارة، لذا فهو يجيد لغة التعامل مع الشخصيات المختلفة، ويعرف كيف يتحمل ويصبر للحصول على ما يريد. ” ما عنده قفلات”

5. مستقل: رغم مرونته، إلا أن له شخصية مستقلة؛ بمعنى أنه شخص ” ما ينضحك عليه”، له ميزانه الخاص للأمور، وله في الأخير قراره النهائي.

6. التاجر ” شاطر” في الحساب: يفهم لغة الأرقام جيداً وهي المفضلة لديه، ويعرف جاءه الربح ومن أين خسر. فإذا أردت درب التجارة قوّ علاقتك بهذه اللغة وأزل الحواجز بينك وبينها.

النوع الثاني من التجارة يحتاج إلى إدارة أيضاً: مثل المشروعات التجارية المستمرة أو الموسمية التي تحتاج لفريق يعمل فيها.

وهذه المشروعات تحتاج لنجاحها إلى قرارات استثمارية ” تجارية” + قرارات إدارية. وفي حالات كثيرة يبدأ التاجر بتجارة محدودة، ثم يتوسع ويدير بنفسه مشروعاته التجارية.

وأحياناً يستعين بمدير يكمل نقصه في الصفات التالية:

7. إدارة الفريق: للحصول على أعلى إنتاجية منه. فلا يقبل أن ينشغل رأس الهرم وينهمك بمهام تفصيلية أكثر من موظفيه.

8. فهم تفاصيل العمل: والقدرة على معرفة “أسرار الصنعة” في مجاله، وأسباب النجاح والخسارة.

9. بذل الجهد: ” الكرف” workaholic ” فمن كان يظن أن التاجر يربح بدون عناء وجهد، أو أنه مدير نفسه فهو مخطئ.

10. الحزم: لا يوجد تاجر لا يغضب. ومن يجمع الناس على وصفه بأنه ” حبيّب وطيوب وعلى نيّاته” فهذا ماله في طريق التجارة.

11. عنده رؤية للمشروع: ويعدل المسار ويتجاوز العقبات للوصول إلى هذه الرؤية. فهو لا يخبط خبط العشواء.

12. عقلاني: غير عاطفي

13. عملي: اكثر منه نظري.

Action oriented 14. وهي أهمها: التاجر شخص مبادر، أي أنه رقم 1 في المشروع؛ بمعنى أنه عنده دافعية داخلية قوية، ولا يحتاج إلى من يلهمه أو يحفزه، وكذلك لا يحتاج إلى من يعاقبه على التقصير.

فبقدر توافر هذه الصفات فيك فأنت تصلح للتجارة. وأحسن من يجيب على هذا السؤال هو أنت. فإن كنت جربت بعض المشروعات وحققت أرباحاً ولو قليلة فأنت تصلح بإذن الله. وإن لم تجرب وترغب في التجربة، فابدأ بتجارة بسيطة لا تحتاج إلى إدارة، فإن نجحت فتوسع تدريجياً. وبإمكانك أن تسأل من حولك عن نفسك ” هل أصلح للتجارة”. أو اكتشف شخصية تاجر ممن حولك وتشبه به. أو طبق على نفسك بعض الاختبارات التي تقيم شخصيتك في هذا الجانب.

https://www.bdc.ca/en/articles-tools/entrepreneur-toolkit/business-assessments/pages/default.aspx

وختاماً، هذه مجرد أسباب؛ فقد تصلح للتجارة لكن الله لم يقدر لك الرزق ” الله يبسط الرزق لمن يشاء ويقدر”.

وصدق أبو تمام:

ينالُ الفتى من عيشهِ وهو جاهلٌ ويُكْدِي الفَتَى في دَهْرِهِ وَهْوَ عَالِمٌ

ولَوْ كانَتِ الأرزَاقُ تَجْري على الحِجَا هلكْنَ إذَنْ مِنْ جَهْلِهنَّ البَهَائِمُ

وإن كنت لا تصلح للتجارة، فأنت تصلح لما هو خير لك. فكل ميسر لما خلق له.

بقلم المستشار المالي محمد باوزير

البزنس = التسويق

إذا أردنا اختصار البزنس في كلمة تمثل أهم أركانه، فهي التسويق. مع كامل الاحترام لكل الأدوار والوظائف الأخرى التي يقوم بها رجل الأعمال وفريقه.

وما سمي السوق بهذا الاسم إلا لما يساق إليه من السلع ويعرض للمشترين؛ وهذا هو التسويق.

الغرض النهائي لأي منشأة تجارية هو الربح؛ والربح لا يأتي إلا بعد زيادة الإيرادات (التسويق).

هل تعرف رجل أعمال ما هو “مسوِق”؟

إذا نظرت في حال أي رجل أعمال ناجح، فلا بد أن تجده ” مسوقاً” من طراز مميز؛ حتى وإن لم تكن عنده خلفية التسويق الأكاديمية، إلا

أنك ستجده لا محالة، شخصاً يتصف بالمرونة، والقدرة على الإقناع، وبناء العلاقات، والبراعة في تحديد احتياجات الزبائن، وحسن عرض منتجاته، واستغلال المواسم. إضافة إلى صفة الإصرار ” الإلحاح” واستنفاذ السبل والتواصل مع العميل إلى أن يتم تقفيل ال ” دِيل”، وكذلك حرصه على إرضاء العميل وعدم خسارته قدر الإمكان. وكل هذه الصفات مهمة لاتخاذ القرارات التسويقية.

مفاهيم تسويقية

خطة التسويق

التخطيط المالي

المبيعات

التسويق الإلكتروني

مفاهيم تسويقية

– لا يوجد مشروع “قوي” غير محتاج للتسويق، مهما كان حجم انتشاره واشتهاره. وكلنا نرى شركات عالمية ضخمة لا تفتر عن التسويق لمنتجاتها.

– في المقابل لا يجعلك ” ضعف” منشأتك بسبب نقص كبير في المنتجات أو ضعف في الجودة، تشعر بالخجل من التسويق لمنشأتك ومنتجاتك؛ ولو انتظرت أن تصل إلى الكمال والقوة، فأخشى أن يطول بك الانتظار. فالكل بحاجة للتسويق وتنشيط المبيعات، لكن كلٌ بحسبه.

– لا حياء في التسويق، فكم من شركة كبيرة تقوم بحملات وعروض وتخفيضات هائلة لحدٍ أن ينظر البعض أن الشركة ” فلّست” أو ما عندها زبائن!

– التسويق يعني ” قروش”: فلابد أن ينعكس الاهتمام بالتسويق في أرقام المصروفات، فلابد أن تكون نسبة من موازنة المصروفات تخص التسويق والمبيعات. ومع الممارسة والمقارنة بتجارب الآخرين في نفس النشاط، ستعرف المنشأة أنها بحاجة إلى إنفاق مبلغ كذا على التسويق لتحصل على رقم كذا من المبيعات.

خطة التسويق:

أهم ما في الموضوع أن تضع خطة للتسويق، تدرس لك السوق من حولك إضافة إلى واقع منشآتك، ثم تزاوج بين نقاط القوة لديك والفرص المتاحة لك، لتحدد شريحة العملاء التي تستهدفها، والميزة التنافسية التي تتميز بها عن الآخرين.

ولابد أن ينتج عن الخطة هوية إعلامية، وقنوات التواصل مع العملاء، والأدوات التسويقية، والتوظيف اللازم للتسويق وحوافز تسويقية.

ومهم جداً أن تحتوي الخطة التسويقية على خطة مبيعات (أرقام مستهدفة للمبيعات). ثم لابد من استمرار الجهد الحثيث ” حفر في الصخر” لتنفيذ الخطة، وتصحيح مسارها، وتجاوز أي كبوات ستعترض في الطريق لا محالة.

التخطيط المالي المبيعات:

لوضع مستهدفات المبيعات، لابد من معرفة الحد الأدنى للمبيعات الواجب الوصول له كي تغطي المنشأة مصاريفها وتتجاوز الخسارة (نقطة التعادل)، ولمعرفة ذلك لابد من معرفة هامش الربح والتكاليف المتغيرة والمصاريف الثابتة. وبنفس الطريقة يتم التعرف على رقم المبيعات المطلوب تحقيقه كي تصل المنشأة إلى تحقيق عوائد جيدة؛ وماهي أعلى مبيعات يمكن تحقيقها بالطاقة الإنتاجية القصوى للمنشأة.

تكمن أهمية هذه النظرة المالية في تقييم الوضع الحالي للمنشأة وهل نحن في مرحلة حرجة أم مرضية؛ وهل هي ناجحة أم لا.

التسويق الإلكتروني:

مهما كانت مقتنعاً أن شريحة عملائك بعيدون عن النت، فلابد أن تفتح على الأقل موقع أو حساب إلكتروني؛ لأن الناس صاروا يبحثون عن ” دكانك” في النت، ويأخذون انطباعاً عن منشأتك من دكانك الاونلاين. إضافة إلى أن تجربة التسويق وترويج المبيعات إلكترونياً ليست خسارة. في حين أن كثيراً من الأنشطة صارت مبيعاتها الاونلاين تمثل جزءاً كبيرا من مبيعاتها؛ بل بعض المتاجر هي اونلاين فقط.

التسويق VS. المبيعات

التسويق يشمل تحديد شريحة العملاء المستهدفة، وماهي المنتجات والخدمات التي تلبي احتياجاتهم، والتسعير المناسب، وقنوات الوصول إليهم؛ وبناء سمعة (صورة ذهنية) للمنشأة. (أنشطة التسويق لا تهدف إلى المبيعات مباشرة، ويتم التواصل مع العملاء وغيرهم من أصحاب المصلحة)

المبيعات: تشمل المهام المؤدية إلى ” تقفيل” المبيعات، من التواصل مع العملاء والتعريف بالخدمات، وعروض الأسعار، والتفاوض، والتعاقدات.

أهمية هذه النظرة المالية تكمن في تقييم الوضع الحالي للمنشأة وهل نحن في مرحلة حرجة أم مرضية.

بقلم المستشار المالي محمد باوزير

البزنس في رمضان


ما أجمل رمضان! إنه فرصة لتجديد الصلة بالله، بالصوم والصلاة وقراءة القرآن والذكر والصدقة وصلة الأرحام.

الأمة المسلمة منتجة حتى رمضان:

من أعظم مقاصد الصوم الأثر الذي يتركه الجوع والعطش على روح الصائم، فيقبل على الطاعات والقربات، ويزداد تعاطفه مع الجائعين والفقراء فيحسن إليهم.

وكلما مارس المسلم وظيفته (عمل أو دراسة) في رمضان كغيره من الشهور، كلما تحقق فيه أثر الصوم بشكل أوضح. أما اتخاذ شهر رمضان شهراً للنوم في النهار والسهر في الليل، فإنه يضعف تحقق هذا المقصود العظيم من الصوم بشكل واضح.

وتاريخياً، فإن المسلمين كانت أعمالهم وإنتاجهم مستمراً في رمضان كغيره من الشهور، فالأشغال كانت مرتبطة بالنهار قبل الإضاءة والمكيفات.

واستقبل النبي عليه الصلاة والسلام وفد ثقيف، ورسول ملوك حمير في رمضان.

وتذكر كتب السير أن النبي صلى الله عليه وسلم تزوج زينب بنت خزيمة، وسودة، وأم سلمة في رمضان؛ وأن علياً رضي الله عنه تزوج فاطمة رضي الله عنها في رمضان.

بل شهد التاريخ غزوات ومعارك كبيرة حدثت في رمضان، كغزوة بدر وفتح مكة، وفتح الأندلس وبلاط الشهداء وعمورية والزلاقة وحطين وعين جالوت.

بل رفض صلى الله عليه وسلم جعل الصوم تكأة وحجة لترك العمل، والتعلل به وجعله سبيلا إلى العنت والمشقة، حيث كان صائماً في عام الفتح فبلغه أن الناس قد شق عليهم الصيام فأفطر عليه السلام وأفطر بعض الناس وبلغه أن ناساً صاموا فقال: أولئك العصاة. ” مسلم”

الحياة في رمضان متحركة، بل أكثر حركة الناس تكون في رمضان، لرمضان واستعداداً للعيد.

رمضان يعتبر موسماً رئيسياً لحوالي 42% من المنشآت التجارية حيث مبيعاتها في الموسم تقارب نصف مبيعات السنة كاملة. وحوالي 18% من المنشآت تعتبر رمضان موسماً خفيفاً تزيد فيه مبيعاتها إلى 40%.

اجتهد في عملك وموسمك:

احتسب في العمل أنه للكسب على العيال، وأنك مأجور عليه وهو عمل صالح بهذه النية.

حافظ على أجواء مميزة في العمل في رمضان

وتذكر أن رمضان محطة مهمة لتعديل ” وزنية” الحياة، فليس كل ما يريده منك أبناؤك وأسرتك المال فقط.

  • ابتهج مع أسرتك بالأجواء والنفحات الرمضانية.
  • التوسعة على الأولاد في النفقة من أعظم الصدقات.
  • اجتهد في صلة أرحامك وأقاربك، وتفقدهم.

بقلم المستشار المالي محمد باوزير

فترات الركود

في فترات الركود:
هل كل المشروعات التجارية تخسر في فترات الركود؟
تتفاوت المنشآت التجارية في تأثرها بالركود؛ فسوق تداول الأسهم في فترة الركود الحالية، يظهر فيه أن المعدل العام للعائد ينخفض، وعدد من الشركات تخسر، لكن بعض الشركات تربح.
والسبب يعود لأنهم ركزوا على العوامل الداخلية أكثر من العوامل الخارجية.
ومن أهم هذه العوامل:
• رؤية واضحة: يتجاوز بها المشروع فترة الركود، ليس فقط بأقل الخسائر بل بأكبر أرباح ممكنة. وتتطلب دراسة للوضع الاقتصادي والمستقبل المتوقع ” الترند” لنشاط المنشأة.
• الشجاعة والإقدام:
قد يكون الإقدام يقتضي ” تقفيل” بعض المشروعات، وتغيير بعض الأنشطة بناء على الرؤية الواضحة التي تكونت عن الوضع وتوقعاته.
فالجرأة تحمل مخاطرة أعلى، وكما هو معروف فإن الأرباح تزيد مع زيادة المخاطرة.
قوة الإدارة:
في فترات الرخاء قد تنجح بعض المشروعات رغم ضعف إدارتها لابد من بذل جهد إداري مضاعف لتجاوز الأزمة. وكل العناصر التالية هي تابعة لقوة الإدارة ومقدار الجهد الذي تبذله فيها.
• التسويق ثم التسويق: سواء بتوفير منتجات جديدة متناسبة مع الوضع الاقتصادي، أو تعديل المنتجات الحالية، أو مراجعة التسعير، وبذل جهد مضاعف في التسويق والوصول للعملاء على أوسع نطاق.