إدارة الوقت هي البوابة الرئيسية للإنجاز؛ ومهما كانت عندك من مهارات إدارية فإنها لن تكون مفيدة لك ما لم تكن مديرا لوقتك بفعالية.
هل تعطي مشروعك الذي تديره الوقت الكافي؟
ليس المقصود كم تقضي من الوقت في مكان العمل، وإنما هل تقضيه كله للعمل؟ أم تشغلك صوارف الإنترنت ومضيعي الوقت من كثيري الكلام؟
لابد أن يكون الوقت المقدر للمشروع كافياً لتقوم بالمهام الرئيسية لإدارته بنجاح.
لنجاحك في إدارة مشروعك التجاري لابد أن تعطي الوقت الكافي للمهام الرئيسية التالية:
وقت للتخطيط: التخطيط للمشروع ككل، بتحديد الأهداف المطلوب تحقيقها خلال السنة؛ ولابد من مراجعة هذه الأهداف بشكل شهري كحد أدنى، لتبقى الصورة الكلية المنشودة من المشروع حاضرة في ذهنك.
وقت للمتابعة: لا توجد إدارة تنفيذية بدون متابعة مهما كنت ” استراتيجياً”، ومهما كان عندك من مساعدين؛ ولا يتحقق إنجاز بدون متابعة.
لابد من وقت لتنظيم جدول أعمال الأسبوع: بمراجعة المهام التي لم تنجز وترتيب الأعمال المطلوبة خلال الأسبوع.
الاجتماعات: وسيلة فعالة للمتابعات والإنجاز. احرص على انتظامهما وكذلك احرص على إدارتها بفعالية حتى لا تكون محرقة للأوقات. جداول متابعة الإنجاز: مهم جداَ إعطاؤها الوقت والاطلاع عليها بانتظام، ومتابعة التقدم فيها.
مراسلات الإيميلات أو الواتس: لابد من مرور يومي على المراسلات، وكن سريعاً في الرد عليها؛ سواء أكان يحتاج إلى رد وقرار سريع في نفس اليوم، أو حتى يحتاج إلى دراسة وتأمل؛ فلا تتركه معلقاً.
وقت للميدان: العملاء والموردين والسوق لابد من أن تكون على اطلاع مستمر واحتكاك بوضع السوق والمنافسين في نشاطك، ولا يكفي أن تكون منخرطا في عملك معزولا عما حولك. لا أتوقع أن المدير التنفيذي للمشروع يمكن أن ينجح إذا كان لا يتعامل إلا مع موظفيه ولا يسمع إلا منهم فقط.
التواصل مع العملاء والموردين يبين لك تماما مدى رضاهم عن خدماتكم، والاحتياجات المتجددة لديهم، وما المطلوب منكم لتطوير عملكم بشكل مستمر. لا بد من إعطاء وقت لفهم تفصيلات العمل وفنياته؛ وكلما تمكنت منها أكثر كلما ساعدك ذلك على اتخاذ قرارات أكثر خبرة ونضجاً
وقت للتسويق: ثمرة أي مشروع تجاري بزيادة إيراداته، ومدير المشروع عنده من الخبرة والعلاقات ما يجب أن يساهم في ذلك بشكل فعال؛ خاصة مع كبار العملاء أو العقود المميزة. ولابد من وقت كافي من المدير لتطوير المنتجات وتفعيل التسويق ومتابعة المبيعات. فإذن.. هناك حد أدنى من الوقت الذي يحتاجه أي مشروع تجاري لتنجح في إدارته؛ ولا أتوقع أنه يمكن أن يوجد ” سوبر مدير” يدير عدد من المشروعات في وقت واحد.
تمنياتنا للجميع بالتوفيق.
بقلم المستشار المالي محمد باوزير
