إدارة الاجتماعات

بدون اجتماعات، لن توجد روح جماعية في فريق العمل.

فوائد اجتماع فريق الإدارة التنفيذية: توحيد الرؤية، التحفيز، بث روح الفريق، قرارات تشاورية، تنسيق وتكامل بين الأقسام، متابعة الإنجاز، حل المشكلات، تبادل الخبرات، إذكاء روح التنافس، الإنجاز بسيف الحياء.

لكي يكون اجتماع الإدارة التنفيذية فعالاً:

1. تحديد موعد أسبوعي للاجتماع. انتظامه مهم. وإن قلّت نقاط الاجتماع يقل وقته. المتغيب يشارك عن بعد.

2. المدة المناسبة للاجتماع الأسبوعي:ساعة واحدة،وتقل أحياناً، لكن لا تزيد.

3. التوقيت المناسب للاجتماع: في الصباح، يبدأ الساعة 9، أو الساعة 10.

4. اليوم المناسب: بداية الأسبوع: الأحد أو الإثنين.

5. تحديد غرض الاجتماع وجدوله ووقته قبل البدء.

6. التركيز في النقاش والالتزام بالجدول والوقت.

7. إعداد مسبق وعرض التقارير والدراسات التي تساعد على اتخاذ القرار.

8. كتابة محضر الاجتماع أثناء الاجتماع: مهام، مسؤول، تاريخ.

9. إرسال المحضر لجميع أعضاء الاجتماع.

10. إرسال تذكير لكل مسؤول عن مهمة قبل موعدها. كل 3 أيام.

11. تعيين سكرتير للاجتماع، من خارج أعضائه، يتولى ضبط وقت ونقاش وقرارات الاجتماع، ويقوم بالمراسلات قبل الاجتماع وبعده.